REPORTING STUDIO est un applicatif de production des états financiers. Il permet de produire le bilan, le compte de résultat, le tableau des flux de trésorerie et de renseigner les notes annexes qui sont partie intégrante des états financiers.
Les données en entrée étant les différentes balances successives, le niveau de détail et d’exhaustivité des documents produits se limite au contenu informatif comptable des balances. Ainsi, pour certains états tels que le tableau des flux de trésorerie, il peut être nécessaire, dans des cas très limités, d’apporter des compléments d’informations, en provenance d’autres documents et pièces comptables, pour leur production. Il en est de même pour les notes annexes qui devront être complétées à partir d’autres sources comptables.
Pour confectionner les états financiers, il faut d’abord créer l’entreprise dont on souhaite éditer les états comptables de synthèse.
Pour confectionner les états financiers, il faut d’abord créer l’entreprise dont on souhaite éditer les états comptables de synthèse.
Les 7 premiers champs, jusqu’au champs Téléphone 1, sont obligatoires et devront être renseignés pour la création de la société.
La création des exercices va permettre d’indiquer les débuts et fins des exercices, les durées, les nom et qualité des signataires des comptes etc.
Les 6 premiers champs, jusqu’à Durée de l’exercice précédent, sont obligatoires et devront être renseignés pour la création d’un exercice.
Après la création des exercices, les balances peuvent être rattachées aux différents exercices pour la confection des états financiers.
Pour l’élaboration des états financiers, la balance à utiliser est soit une balance à huit (08) colonnes, soit deux (02) balances successives à six (06) colonnes. A titre d’exemple, la balance à huit (08) colonnes se présente comme suit :
Les données doivent, impérativement, être enregistrées dans un fichier au format Excel (.xlsx).
Les entêtes des colonnes, dans le fichier Excel, doivent être retirées. Les plages des données seront donc les suivantes, pour un total à titre d’exemple de 162 comptes dans la balance :
Pour la récupération, dans l’application, des données du fichier Excel, la plage des données, telle qu’indiquée ci-dessus, et le nom de la feuille doivent être renseignées.
Le système procède à un contrôle sur les plages et le nom de la feuille. Si elles ne correspondent pas au contenu du fichier, la récupération des données est rejetée.
Si vous avez effectué une série calculs dans certaines plages de la feuille comportant les données de la balance, ces plages de données vont entrainer des erreurs. Le système comptabilise en effet ces plages dans les données à intégrer. Pour résoudre ce problème, les lignes et colonnes, comportant ces plages, devront être supprimées de sorte que seule les données de la balance ne figurent sur la feuille concernée.
Les données en entrée étant les différentes balances successives, des retraitements peuvent s’avérer nécessaires pour faire correspondre les flux de trésorerie, calculés de façon automatique, à la réalité des transactions.
Le retraitement peut porter sur les soldes de certains comptes n’ayant pas générés de flux de trésorerie : écarts de réévaluation, actif de démantèlement, crédit-bail, location-financement etc.
Le retraitement peut également porter sur les différentes rubriques des flux de trésorerie. Il est possible d’ajouter ou de retirer des montants aux différentes rubriques du tableau des flux de trésorerie.
Lorsque les flux de trésorerie sont équilibrés, un message l’indique et lorsqu’ils sont déséquilibrés, un autre message le signal.
Lorsque le tableau des flux de trésorerie est équilibré, et après validation de l’exercice, il est possible de télécharger la lisse fiscale. Pour ce faire, il faut accéder à l’écran de gestion des données comptables.
L’écran de gestion des données comptables par lequel on peut procéder au téléchargement de la liasse fiscale est accessible au niveau de l’écran de gestion des exercices via le bouton Télécharger de couleur bleu en face de chaque exercice.
Pour télécharger la liasse fiscale, il faut au préalable valider l’exercice comptable en cochant la case Exercice validé et en cliquant sur le bouton Validé l’exercice.
Si seul le bouton Validé l’exercice est sélectionné, cela n’a aucun effet. Il faut préalablement cocher la case Exercice validé et ensuite cliquer sur le bouton Valider l’exercice.
Après validation de l’exercice, les boutons de téléchargement deviennent visibles.
Un répertoire compressé portant, comme nom le sigle de la compagnie, sera téléchargé.
A l’intérieur de ce répertoire compressé, il y a deux fichiers : un fichier dénommé synthese et un autre dénommé liasse_systeme_normal.
Le fichier liasse_systeme_normal regroupe l’ensemble des états financiers, y compris les annexes. A l’ouverture de ce fichier, il se met à jour, via différents liens, avec le fichier synthese. Les deux fichiers doivent donc se retrouver dans le même répertoire.
Par ailleurs, dans l’écran de gestion des données comptables, il est possible, lorsque l’exercice n’est pas encore validé, de supprimer toutes les données comptables d’un exercice : balance, bilan, compte de résultat, flux de trésorerie.
Lorsque l’exercice n’est pas encore validé, le bouton supprimer de couleur rouge est disponible et permet, sur clique, de supprimer la comptabilité rattachée à l’exercice concerné.
Si l’exercice est validé, il reste toujours possible de supprimer la comptabilité rattachée à cet exercice mais dans ce cas, il faut d’abord annuler la validation de l’exercice en procédant comme suit : décocher la case et cliquer sur le bouton d’annulation de la validation.